Zeitgemäßes Mietkautions-Management – der digitale Panzerschrank
Prozessautomatisierung, Rentabilität und Mieterzufriedenheit erhöhen ohne Kompromisse bei der rechtlichen Sicherheit einzugehen. Digitales Kautionsmanagement ist die zeitgemäße Form für die transparente, effiziente Verwaltung der Mietsicherheiten und bringt Schwung in die eigene Transformation.
Deutschland ist das Mieterland Nummer 1 in der EU. Über die Hälfte der Bevölkerung (53,5 %)[1] lebt hierzulande zur Miete, viele von ihnen bei Wohnungsunternehmen, die hunderte oder sogar tausende Wohnungen und Objekte zu verwalten haben. Prozesse wie die Abrechnung von Miet- und Nebenkosten sowie Instandhaltung, Energieverbrauch und Services rund ums Haus binden erhebliche Ressourcen, was aufgrund des fortschreitenden Fachkräftemangels auch in der Immobilienwirtschaft immer spürbarer wird. Laut EBZ-Monitor Human Ressources 2023[2] haben rund zwei Drittel der befragten Unternehmen aus der Immobilienbranche Schwierigkeiten bei der Gewinnung von Fachkräften, bei technischen Fachkräften sind es sogar 90 Prozent. Tendenz steigend, wenn die Generation der Babyboomer in den nächsten Jahren allmählich in Rente geht.
Pain Point Kautionsverwaltung
Hinzu kommt, dass viele grundlegende Prozesse in der Wohnungswirtschaft teilweise noch manuell verwaltet werden. Bei der Vielzahl an verwalteten Wohnungen steigt durch diese Situation nicht nur die Fehleranfälligkeit, sondern bindet auch zahlreiche Ressourcen im eigenen Unternehmen. Gerade die Verwaltung von Mietkautionen ist oft ein Pain Point für Vermieter und Verwalter. Denn auch wenn das Sparbuch als physische Sicherheit im Panzerschrank bei vielen Wohnungsunternehmen inzwischen der Vergangenheit angehört, ist der Aufwand nicht zu unterschätzen. Rechtliche Konformität und Sicherheit müssen genauso gewährleistet sein wie Transparenz und Überblick. Nicht selten führen die ineffiziente Hinterlegung und Rückzahlung der Kaution häufig zu Konflikten mit den eigenen Mieterinnen und Mietern.
Sicherheit steigern, Kosten senken
Mit digitalen Lösungen für die Verwaltung von Mietkautionen lassen sich die Verwaltungs- und Kostenaufwände spürbar reduzieren, weil die gesetzeskonforme, risikoarme Verwaltung automatisiert abläuft. Aareal Account Kautionen etwa orientiert sich ganz praxisbezogen am Lebenszyklus der Kaution: von der Anlage über Zahlungseingänge bis zur automatischen Zinsberechnung wird hier alles zentral in einem System abgewickelt.
Integrierte Zahlfunktion ermöglicht Ein- und Auszahlungen ohne Fristen und zusätzliche Wege sowie die Überwachung offener Posten und die Anbindung an Mahnverfahren. Weiterer Pluspunkt digitaler Mietkautionsverwaltung ist die Transparenz. Informationen über die Verzinsung oder den Verbleib der Kaution auf Knopfdruck erleichtern auch die Kommunikation mit den Mieterinnen und Mietern, die sich bei Kautionszahlungen mehr Transparenz und Mitsprache wünschen.
Eine von uns im Jahr 2023 in Auftrag gegebene Umfrage[3] zeigt, dass rund ein Viertel der Mieterinnen und Mieter in Deutschland mitentscheiden möchten, in welcher Form die hinterlegte Kaution angelegt wird. Knapp jeder fünfte der Befragten würde eine Bürgschaft der klassischen Mietkaution vorziehen. Wer hier also noch einen Schritt weiter in Richtung Mieterzufriedenheit einschlagen möchte, kann eine digitale Kautionsbürgschaft anbieten und damit Mieterinnen und Mietern größeren finanziellen Freiraum ermöglichen. Aareal Aval[4] beispielsweise, lässt sich vollständig in Aareal Account Kautionen integrieren und ermöglicht einen komplett digitalisierten, komfortablen Prozess.
Die Implementierung einer Lösung zur digitalen Kautionsverwaltung ist in mehrerer Hinsicht vorteilhaft: Vermieter und Verwalter heben ihr Effizienzpotenzial und reduzieren Kosten. Mit der höheren Rentabilität lässt sich der wachsende Fachkräftemangel abfedern oder es entstehen Freiräume, die sich für den Ausbau der eigenen Transformation nutzen lassen. Automatisierte gesetzeskonforme Abläufe und Datenverfügbarkeit auf Knopfdruck schließlich erhöhen das Sicherheitsgefühl sowohl auf Vermieter- als auch auf Mieterseite – all das reduziert das Konfliktpotenzial und sorgt für eine höhere Zufriedenheit für alle Beteiligten.
Weitere Informationen zum digitalen Kautionsmanagement finden Sie hier.
Quellenverzeichnis
[1] https://www.destatis.de/Europa/DE/Thema/Bevoelkerung-Arbeit-Soziales/Soziales-Lebensbedingungen/Mieteranteil.html
[2] https://www.haufe.de/immobilien/wirtschaft-politik/ebz-personalentwicklungsstudie_84342_528148.html
[3] https://www.aareal-bank.com/fileadmin/02_Kunden/06_Downloads_PDF/Aareal_Trendbarometer-Zukunft-des-Wohnens.pdf