Optimiertes Kontenmanagement für Fondsverwalter

Das Marktumfeld für Immobilienfonds hat sich in den vergangenen Monaten deutlich eingetrübt. Viele Fonds kämpfen mit Geldabflüssen, da Investoren und Anleger angesichts der aktuellen Baukosten- und Zinsentwicklungen zurückhaltender geworden sind. Um sich in dieser besonderen Gemengelage resilienter aufzustellen, kann es für Immobilienfonds-Gesellschaften sinnvoll sein, die eigenen Prozesse auf Optimierungspotenzial hin zu überprüfen.

Ein möglicher Ansatzpunkt: Die Kontenadministration. Sie ist gerade bei Fondsgesellschaften eine komplexe Angelegenheit. Eine Vielzahl an Buchungsvorgängen ist unter Beachtung der jeweiligen regulatorischen Bestimmungen korrekt und transparent zu verwalten und zu dokumentieren. Bei Finanztransaktionen für oft tausende Wohn- oder Gewerbeeinheiten, die je nach Stakeholder oder Nationalität der Fonds unterschiedlichen Regularien unterliegen, ein erheblicher Aufwand.

Digitales Kontenmanagement als Effizienzbeschleuniger

Mit einer klar strukturierten Kontensystematik lassen sich spürbare Effizienzpotenziale realisieren. Zahlungen und Transaktionen werden deutlich schneller abgewickelt und objektgenau zugeordnet. Die beteiligten Akteure haben alle Transaktionen stets im Blick, was auch die Kommunikation mit involvierten Stakeholdern verbessert. Gleichzeitig werden auch Compliance- und Reporting-Anforderungen bedient, da sämtliche Transaktionen digital dokumentiert und rückverfolgbar sind. Die Kombination dieser Maßnahmen beschleunigt die Prozesse, verringert operative Kosten und macht ein Dokumentieren von Zahlungsströmen in Papierform überflüssig.

Als langjähriger Anbieter von Bank- und Prozesslösungen kennen wir die Besonderheiten von rechtssicheren, transparenten Finanztransaktionen im immobilienwirtschaftlichen Massenzahlungsverkehr und wissen: Digitalisierung ist nur dann effizient, wenn sie optimal auf die Nutzerbedürfnisse und Prozessstrukturen der beteiligten Unternehmen abgestimmt ist. Daher ist es uns bei der Zusammenarbeit mit unseren Kunden wichtig, die komplexen Abläufe und Needs der beteiligten Akteure ganz genau zu verstehen.

Beispiel Catella: Nutzer und Transaktionsströme verstehen

So auch bei der Fondsgesellschaft Catella Real Estate, wo sich das Asset-Volumen innerhalb weniger Jahre verdreifacht hatte. Um den Mehraufwand bewältigen zu können und das Kontenmanagement zu modernisieren, entschloss sich das Treasury Management zu einer Digitalisierung der Kontenverwaltung für die rund 400 betreuten Objekte. Bei der Bedarfsanalyse zeigte sich: Besonders zeit- und ressourcenintensiv ist das Onboarding neuer Konten durch immer wiederkehrende Routineabläufen der Legitimationsprozesse. Zudem wurde das Treasury Management, das die Kontenhoheit rund um die Objektverwaltung besitzt und sämtliche durch die Hausverwalter veranlassten Transaktionen sowie Mieten freizugeben hatte, immer mehr zum Nadelöhr.

Strukturell angepasste Kontensystematik implementieren

Die Digitalisierung der Konten ging einher mit einer speziell auf die Fondsstrukturen angepassten Kontensystematik. Jedem Fonds wurde ein eigener, autarker Kontenstamm zugewiesen, dem die Konten aller Objektgesellschaften und der zugehörigen Immobilien eindeutig zugeordnet werden können. Beim Onboarding neuer Konten greift das Treasury Management zur Legitimierung nun einfach auf die Daten des Kontenstamms zurück. Die Durchführung einer erneuten, zeitaufwändigen Legitimation entfällt bis auf wenige Nachweis-Prüfungen, was den Prozess spürbar beschleunigt. Um das Treasury Management zusätzlich zu entlasten, erhielten die Hausverwalter über das Online-Banking Portal Aareal Portal direkten Kontenzugriff, um objektspezifische Zahlungen selbst vornehmen zu können. Dabei behält die Kapitalgesellschaft Einblick und Kontrolle über die Konten, wodurch Rechtskonformität gewahrt bleibt.

Prozessbeschleunigung um das Dreifache

Die Digitalisierung und Restrukturierung der rund 1.000 Konten brachte eine erhebliche Prozessbeschleunigung mit sich. Nach eigenen Angaben kann das Catella Treasury Management inzwischen rund das Dreifache an Arbeitsaufwand mit der gleichen Personenzahl abwickeln. Eine zusätzliche Reduktion des Verwaltungsaufwands lässt sich mit digitalem Kautionsmanagement oder digitalen Kautionsbürgschaften erzielen. Bei Lösungen wie beispielsweise Aareal Account Kautionen erfolgt die Kautionshinterlegung über ein Webportal in Echtzeit, so dass Überweisung und Schlüsselübergabe in einem Schritt durchgeführt werden können. Das erspart den Hausverwaltern unnötige Wege und Papieraufwand. Und auch hier bietet das System Zugang für das Treasury Management, um den Überblick über die Kontobewegungen zu behalten.

Dieses Beispiel zeigt, dass sich die Digitalisierung komplexer und kleinteiliger Prozesse im Arbeitsalltag besonders bemerkbar macht. Mit einem starken Partner, der mit den Details rund um die Administration verschiedener Konten über verschiedene Unternehmensgesellschaften hinweg vertraut ist, können auch Fondsgesellschaften erhebliches Effizienzpotential heben. Ressourcen, die durch administrative Aufgaben gebunden sind, werden eingespart und können in strategische Aufgaben investiert werden. Ein digitales Konten- und Kautionsmanagements kann der Startschuss für eine effizientere, zukunftsgerichtete Ausrichtung des Unternehmens und seiner Prozesse sein.