Kostenfalle Betreiberverantwortung? Wie digitale Tools die Sicherheit im technischen Immobilienmanagement erhöhen

Viele Immobilieneigentümer glauben, sie könnten die Betreiberverantwortung an einen Property-Manager delegieren. Damit liegen sie jedoch nicht ganz richtig, denn sie tragen letzten Endes die Verantwortung für den ordnungsgemäßen Betrieb ihrer Immobilien sowie der technischen Anlagen. Kommt es zu Nachlässigkeiten, kann dies schnell teuer werden. Digitale Tools können helfen, die komplexen rechtlichen Rahmenbedingungen einzuhalten und somit das Prüf- und Wartungsmanagement von Gebäuden und technischen Anlagen kontrolliert durchzuführen und auch revisionssicher zu dokumentieren.

Was versteht man unter Betreiberverantwortung?

Die „Betreiberverantwortung“ im Immobilienmanagement bezieht sich auf die Verantwortung des Eigentümers oder Betreibers einer Immobilie, für deren ordnungsgemäßen Betrieb, Instandhaltung und Management Sorge zu tragen. Sie sind rechtlich verpflichtet, sicherzustellen, dass die Immobilie und die darin enthaltenen technischen Anlagen den gesetzlichen Normen entsprechen, sicher und funktionsfähig sind und den Bedürfnissen der Nutzer gerecht werden. Aus der Rolle des Eigentümers ergibt sich in den meisten Fällen auch die Funktion des Betreibers und somit des Trägers der Betreiberverantwortung.

Gesetzliche Anforderungen

Eine Vielzahl sich stetig ändernder gesetzlicher Anforderungen auf EU-, Bundes- und Länderebene sowie technische Normen, Bestimmungen und Richtlinien bilden den komplexen Rahmen, der die Betreiberpflichten in Deutschland regelt. Die gesetzlichen Anforderungen sind beispielsweise festgehalten im Bürgerlichen Gesetzbuch, dem Baurecht, dem Arbeitsschutzgesetz, dem Umweltschutzrecht und dem Produktsicherheitsgesetz. Dementsprechend können sich Betreiberpflichten je nach Art der betriebenen Einrichtung oder technischen Anlage auf verschiedene Rechtsbereiche erstrecken.

Werden Anforderungen nicht erfüllt, führt dies im schlimmsten Fall zu hohen Schadensersatzforderungen oder sogar strafrechtlichen Konsequenzen. Daher ist es wichtig für Eigentümer und Betreiber, die festgelegten Anforderungen zu kennen und Prozesse und Abläufe so in der betrieblichen Organisation zu implementieren, dass ein hohes Maß an Rechtssicherheit geschaffen werden kann. Dies ist jedoch angesichts der schieren Menge an Gesetzen, Regelungen und Normen nicht trivial und wird zudem häufig durch begrenzte finanzielle und personelle Ressourcen erschwert.

Kann man Betreiberverantwortung delegieren und der Betreiberhaftung entgehen?

Es ist üblich, dass Eigentümer die Betreiberverantwortung an professionelle Dienstleister wie z.B. Property- und Facility-Manager delegieren. Denn häufig fehlen Zeit oder Knowhow um Aufgaben, wie dem Warten von Aufzügen oder der Sicherstellung vorschriftsmäßiger Raumluftqualität, nachzukommen. Zu diesem Zweck werden meist Property- oder Facility-Manager beauftragt. Dennoch fällt die Haftbarkeit in letzter Konsequenz immer auf den Eigentümer zurück. Auch vertragliche Klauseln können den Eigentümer nie gänzlich aus der Verantwortung entlassen.

Vorteile durch die Einhaltung der Betreiberverantwortung

Neben den gesetzlichen Verpflichtungen sprechen aber auch weitere Faktoren für die Wichtigkeit der Betreiberverantwortung im Immobilienmanagement:

Werterhalt

Die Einhaltung der Betreiberverantwortung trägt zum langfristigen Werterhalt einer Immobilie bei. Regelmäßige Wartungen und Instandhaltungen helfen, sowohl den Zustand der baulichen und technischen Anlagen zu erhalten und somit die Lebensdauer zu verlängern. Auf diese Weise kann der Immobilienwert gesichert oder sogar gesteigert werden.

Mieterzufriedenheit

Um stabile Cashflows zu generieren, besteht die oberste Priorität für Investoren, Eigentümer und das Asset Management in der Regel darin, eine hohe Vermietungsquote zu erzielen. Eine gut verwaltete Immobilie in einem ordentlichen Zustand sorgt für eine hohe Zufriedenheit bei Mietern und Nutzern und somit für geringe Leerstände.

Betriebskostenoptimierung

Die im Rahmen der Betreiberpflichten vorgeschriebenen, regelmäßigen Wartungen und Prüfungen von technischen Anlagen können einerseits dazu beitragen, ihre Nutzungsdauer zu verlängern. Zudem können auf diese Weise auch die Betriebskosten optimiert werden.

Risikomanagement

Indem potenzielle Risiken im Zusammenhang mit der Immobilie, wie Sicherheitsmängel oder Umweltauswirkungen, frühzeitig identifiziert und behoben werden, kann die Betreiberverantwortung dazu beitragen, rechtliche Haftungsrisiken zu minimieren.

Nachhaltigkeit

Die Verantwortung des Betreibers erstreckt sich oft auch auf nachhaltige Praktiken im Immobilienmanagement. Dies kann die Implementierung umweltfreundlicher Technologien und Praktiken zur Ressourcenschonung umfassen.

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Werden Qualitätsstandards und Vorschriften eingehalten, stärkt dies das Vertrauen von Mietern, Investoren und anderen Stakeholdern.

Praktische Herausforderung Betreiberverantwortung

Immobilieneigentümer und -betreiber stehen vor der Herausforderung, sicherzustellen, dass ihre Gebäude und Anlagen den rechtlichen Vorschriften entsprechen und gleichzeitig eine sichere und komfortable Umgebung für Mieter, Mitarbeiter und Besucher bieten.

Die Hauptaufgabe besteht zunächst darin, Verantwortlichkeiten und Pflichten zu definieren und sicherzustellen, dass diese effektiv erfüllt werden, um die Sicherheit, den Komfort und die rechtliche Konformität der Gebäude zu gewährleisten.

Folgende Lösungsansätze helfen Eigentümern bei der Einhaltung der Betreiberverantwortung:

• Verantwortlichkeiten identifizieren: Klare Definition der Verantwortlichkeiten des Immobilienbetreibers für Wartung, Instandhaltung, Sicherheit und Einhaltung von Vorschriften.
• Maßnahmen implementieren: Einführung von digitalen Prozessen und Maßnahmen zur regelmäßigen Inspektion, Wartung und Instandhaltung von Gebäuden und Anlagen mit Softwarelösungen.
• Compliance-Management: Überwachung und Einhaltung von gesetzlichen Vorschriften, Normen und Richtlinien im Bereich Gesundheit, Sicherheit und Umweltschutz.
• Kommunikation und Anleitung: Bereitstellung von Anleitungen, Checklisten und Richtlinien für Mitarbeiter und Dienstleister, um sicherzustellen, dass alle Beteiligten die Verantwortlichkeiten verstehen und entsprechend handeln können.

Digitalisierung zur vereinfachten Einhaltung der Betreiberverantwortung

Es gibt mittlerweile intelligente Software-Lösungen, die dabei unterstützen, die im Zusammenhang mit der Betreiberverantwortung anfallenden Aufgaben und Pflichten zu erfüllen. Zu den größten Herausforderungen zählt dabei der Überblick über die gesetzlich vorgeschriebenen Prüfzyklen für haustechnische Anlagen. Das Cloudbrixx-Tool „Prüfpilot“ ermöglicht es Eigentümern und Dienstleistern, das Prüf- und Wartungsmanagement von Gebäuden und technischen Anlagen kontrolliert durchzuführen und zu dokumentieren.

Im ersten Schritt werden die technischen Anlagen inventarisiert. Hierbei hilft ein Fragenkatalog zur Spezifizierung der Anlage (Nutzungsart, Baujahr, Zugänglichkeit). Es existieren rund 2.000 Prüfregeln und 26.000 Kriterien, die im Zusammenspiel entscheidend sind für die Festlegung des gesetzlich vorgeschriebenen Prüfzyklus. Unter Berücksichtigung der Prüfregeln und Kriterien erinnert ein eigens entwickelter Algorithmus automatisch an die notwendigen Prüfungen und schlägt Termine vor. Alle während der Prüftermine anfallenden, relevanten Informationen werden im System revisionssicher dokumentiert.

Dank automatisierter Erinnerungen und Datendokumentation kann eine erhebliche Zeit- und Kostenersparnis erzielt werden und auch die Datenqualität mit der Nutzung signifikant verbessert werden. Sollte ein Eigentümer die Betreiberverantwortung an einen Facility Manager delegieren, kann auch dieser das Tool nutzen, während der Eigentümer stets die volle Kontrolle und Einsicht über die Tätigkeiten des Dienstleisters im System hat.

Die Immobilie wird somit von der Blackbox zum scheckheftgepflegten Asset.