Vorgaben zu E-Rechnungen ab 01. Januar 2025: Wie ein digitales Dokumentenmanagement-System Unternehmen der Immobilienwirtschaft unterstützen kann

Gedruckte Rechnungen kosten Papier und Geld, sie sind aufwendiger zu prüfen und abzulegen. Elektronische Rechnungen liefern in unserer nahezu komplett digitalisierten Welt im Gegensatz dazu einen echten Mehrwert. Verstärkt wird das Thema jetzt mit den neuen Vorgaben zur Verarbeitung von E-Rechnungen, die das Wachstumschancengesetz für alle Unternehmen in Deutschland mit sich bringt. Was Unternehmen der Immobilienwirtschaft wissen müssen, erfahren Sie in diesem Blog-Artikel und in unserem kostenfreien Webinar am 21. November 2024.

Ab Januar 2025 treten in Deutschland neue Regelungen für elektronische Rechnungen (E-Rechnungen) im B2B-Bereich in Kraft, die im Rahmen des Wachstumschancengesetzes verabschiedet wurden. Diese Änderungen sollen die Digitalisierung des Rechnungswesens vorantreiben und den Umsatzsteuerbetrug bekämpfen. Im Folgenden werden die wichtigsten Aspekte der neuen Regelungen erläutert und beschrieben, wie ein digitales Dokumentenmanagement-System insbesondere Unternehmen in der Immobilienwirtschaft dabei unterstützen kann, diese Vorgaben zu erfüllen.

Was ist eine E-Rechnung?

Bei einer E-Rechnung handelt es sich um ein elektronisches Dokument, das die gleichen Inhalte und Rechtsfolgen hat, wie eine Rechnung auf Papier. Der Einsatz von E-Rechnungen bedeutet für das Rechnungswesen vor allem die Vereinfachung, Beschleunigung und Automatisierung von Vorgängen. Insbesondere, wenn man ein adäquates Dokumentenmanagement-System für die Ablage und Bearbeitung nutzt. Jedoch ist hier zu erwähnen, dass eine normale PDF-Datei nach der Gesetzgebung nicht als E-Rechnung gilt. E-Rechnungen müssen ein bestimmtes, maschinenlesbares Format nach CEN-Norm EN 16931 aufweisen, in dem sie erstellt, verarbeitet und abgelegt werden. Aber der Reihe nach…

Überblick über die neuen Regelungen zur E-Rechnung

Ab dem 1. Januar 2025 sind alle Unternehmen in Deutschland verpflichtet, E-Rechnungen empfangen zu können. Dies gilt für alle steuerbaren und steuerpflichtigen inländischen B2B-Umsätze. Elektronische Rechnungen müssen in einem strukturierten elektronischen Format gemäß der europäischen Norm EN 16931 erstellt werden, was bedeutet, dass Formate wie ZUGFeRD-Rechnung 2.0.1 (ein hybrides Format aus XML-Datensatz und PDF-Rechnung), XRechnung (XML-Datensatz ohne bildliche Darstellung) und spezielle Formate wie z. B. EDI-Rechnungen verwendet werden können. Der Versand von E-Rechnungen wird ebenfalls ab 2025 verpflichtend, allerdings gibt es hierfür Übergangsregelungen.

Bis zum 31. Dezember 2026 dürfen Unternehmen weiterhin Papierrechnungen oder Rechnungen im “normalen” PDF-Format versenden, wenn der Empfänger zustimmt und wenn die Leistungen zwischen zwei Unternehmern im Jahr 2025 und 2026 ausgeführt wurden. Ab 2027 müssen Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro E-Rechnungen versenden. Für alle anderen Unternehmen gilt diese Verpflichtung ab dem 1. Januar 2028.

Erlaubte Formate für E-Rechnungen

Elektronische Rechnungen müssen bestimmten Formatstandards entsprechen, um den gesetzlichen Anforderungen gerecht zu werden. Die wichtigsten Formate, die für E-Rechnungen zugelassen sind, umfassen:

XRechnung: Dies ist ein XML-basiertes Format, das speziell für die Anforderungen des öffentlichen Sektors in Deutschland entwickelt wurde. Es entspricht der europäischen Norm EN 16931 und wird häufig verwendet, um sicherzustellen, dass alle erforderlichen Informationen strukturiert und maschinenlesbar vorliegen.

ZUGFeRD 2.x: Das “Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland” (ZUGFeRD) ist ein hybrides Format, das sowohl eine maschinenlesbare XML-Datei als auch ein menschenlesbares PDF-Dokument umfasst (entscheidend sind hier die Infos in der XML-Datei, nicht die in der PDF). Es wurde entwickelt, um den Austausch von Rechnungen zwischen Unternehmen zu erleichtern und die Interoperabilität zu verbessern. ZUGFeRD 2.x entspricht ebenfalls der EN 16931.

EDI: Das “Electronic Data Interchange” (EDI)-Format wird vor allem von großen Unternehmen verwendet, die eine hohe Anzahl an Rechnungen automatisch verarbeiten müssen. Solange die EDI-Rechnung den Anforderungen der EN 16931 entspricht und alle umsatzsteuerrelevanten Informationen korrekt und vollständig dargestellt werden, kann dieses Format weiterhin verwendet werden

Vorteile eines digitalen Dokumentenmanagement-Systems

Unternehmen in der Immobilienwirtschaft haben oft mit einer großen Anzahl an Rechnungen und komplexen Geschäftsprozessen zu tun. Die Einführung eines digitalen Dokumentenmanagement-Systems (DMS) kann hier besonders vorteilhaft sein. Ein DMS ermöglicht es, Rechnungen zentral zu verwalten, die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben zu gewährleisten und Prozesse zu optimieren. Immobilienunternehmen können so ihre Effizienz steigern und gleichzeitig sicherstellen, dass sie die neuen E-Rechnungsvorschriften einhalten.

Ein digitales Dokumentenmanagement-System (DMS) kann Unternehmen in der Immobilienwirtschaft somit erheblich dabei unterstützen, die neuen E-Rechnungsvorgaben zu erfüllen. Ein DMS bietet folgende Vorteile:

Automatisierung: Ein DMS kann den gesamten Prozess der Rechnungsverarbeitung automatisieren, von Rechnungsfreigabeprozessen bis hin zur gesetzeskonformen Archivierung der E-Rechnungen.

Konformität: Durch die Nutzung eines DMS können Unternehmen sicherstellen, dass ihre Rechnungen den gesetzlichen Anforderungen entsprechen und in den vorgeschriebenen Formaten vorliegen.

Effizienz: Digitale Systeme reduzieren den manuellen Aufwand und die Fehleranfälligkeit bei der Rechnungsverarbeitung, was zu einer höheren Effizienz und Kostenersparnis führt.

Sicherheit: Ein DMS bietet eine sichere Speicherung und einfache Wiederauffindbarkeit von Rechnungen, was besonders in der Immobilienwirtschaft mit vielen Transaktionen und Dokumenten wichtig ist.

Fazit

Die neuen Vorgaben zur E-Rechnung ab 2025 stellen einen wichtigen Schritt in Richtung Digitalisierung und Effizienzsteigerung im Rechnungswesen dar. Unternehmen, insbesondere in der Immobilienwirtschaft, sollten frühzeitig Maßnahmen ergreifen, um die neuen Anforderungen zu erfüllen. Ein digitales Dokumentenmanagement-System kann hierbei eine entscheidende Rolle spielen, indem es die Automatisierung und Konformität der Rechnungsprozesse unterstützt.

Mit den Übergangsregelungen haben Unternehmen ausreichend Zeit, sich auf die neuen Vorschriften vorzubereiten und ihre Systeme entsprechend anzupassen. Durch die Nutzung der Vorteile eines DMS, welches bei Unternehmen in kurzer Zeit eingeführt werden kann, können sie aber schon jetzt gesetzeskonform arbeiten, ihre internen Prozesse optimieren und sich Wettbewerbsvorteile verschaffen.